Онлайн-бухгалтерия для бизнеса

Бухгалтерию можно вести тремя способами. Нанять штатного бухгалтера, передать на аутсорс или через онлайн-бухгалтерию. Но большинство представителей малого и микробизнеса предпочитают пользоваться онлайн-сервисами. Это удобно, недорого и не нужно самостоятельно изучать бухгалтерию. Тем более, что некоторые банки предлагают такие сервисы бесплатно или включают их в свои пакеты РКО.

РКОФФ расскажет все об онлайн-бухгалтерии: что это такое, плюсы и минусы, кому подходит, а кому нет, несут ли компании, предлагающие такие услуги, ответственность, и в каких банках можно подключить онлайн-бухгалтерию.

Что такое онлайн-бухгалтерия

Бухгалтерские программы могут быть двух типов: стационарные и онлайн-версии. Онлайн-версия или онлайн-бухгалтерия находится в интернете. Все данные и записи хранятся на специальном сервере, который располагается вне места ведения деятельности компании.

Для входа в онлайн-бухгалтерию нужен только логин и пароль, а также стабильный скоростной доступ в интернет.

Плюсы онлайн-бухгалтерии

В любой программе есть свои плюсы, но главное правильно выбрать облачный сервис и сравнить все функции со стационарной версией.

Не надо покупать отдельный компьютер или сервер

Первый положительный момент интернет-бухгалтерии – отсутствие необходимости в наличии стационарного сервера или компьютера с функцией дублирования записей бухгалтерской программы.

Восстановление бухгалтерских документов – это долгий, монотонный и затратный процесс. Даже если документов немного, за 3 года (минимальный срок восстановления данных) их наберется очень много.

Каждый документ придется вводить вручную. На это уходит не менее месяца. А если обороты большие, то процесс восстановления данных может занять полгода.

Некоторые компании не выделяют отдельный компьютер или сервер, что может негативно сказаться при экстренных ситуациях, например, при поломке компьютера или заражении вируса.

Что касается онлайн-бухгалтерии, то все данные хранятся на облачном сервере. При его поломке можно обратиться к обслуживающую компанию и потребовать восстановить данные.

Кроме этого, что работы с бухгалтерской программой нужен мощный компьютер. В противном случае программа будет подписать. Для работы с онлайн-бухгалтерией подойдет любой компьютер. Главное – скорость интернета.

Возможность заходить с любого компьютера

Зайти в облачную бухгалтерию можно с помощью логина и пароля. Поэтому не надо настраивать удаленный доступ или другие программы. Любой пользователь программы может зайти с любого компьютера без дополнительных проблем с технической стороны.

Техническая поддержка 24/7

Все программы онлайн-бухгалтерии имеют круглосуточную поддержку. Не надо ждать рабочего дня или находить программистов, чтобы они устранили ту или иную проблему в системе.

Быстрое обновление онлайн-бухгалтерии

Обновлять программное обеспечение в онлайн-бухгалтерии не надо. Оно происходит автоматически. Поэтому все формы документов и конфигурации программы будут всегда в актуальном состоянии.

Минусы онлайн-бухгалтерии

Отрицательные стороны онлайн программ связаны с технической возможностью и сомнениями:

• Проблемы с интернетом. У всех компаний есть интернет, но для работы с онлайн-бухгалтерией нужен стабильный и скоростной интернет. В противном случае программа будет висеть или периодически выходить.
• Возможность утечки информации. Взломать программу, находящуюся на компьютере или сервере в компании намного сложнее, чем онлайн-программу.
• Отсутствие запрета доступа определенным лицам. В стационарной версии бухгалтерской программы можно установить конкретный перечень компьютеров, которые смогут подключиться к серверу. При работе с онлайн-бухгалтерией важен только логин и пароль. То есть любой человек, имея эти данные, сможет зайти в бухгалтерскую программу.

Какую ответственность несут сервисы за свои ошибки

Это зависит от договора. В законе нет таких требований, чтобы любой бухгалтерский сервис отвечал перед клиентом за начисленные пени и штрафы. Есть общие правила об ответственности по договорам оказания услуг, а также персональная договоренность с конкретным клиентом. В любом случае ответственность должна быть зафиксирована в документах и читать их нужно заранее.

Это касается не только сервисов, но и вообще любого исполнителя. Даже если вам его очень рекомендовали, всегда читайте договор. Когда-нибудь он обязательно пригодится.

Не всегда ограничение ответственности сервиса говорит о его ненадежности. Есть сервисы, которые не дают консультаций, не считают взносы в соцстрах и не могут следить за сроками оплаты патента. Но они этого и не обещают. Это может быть просто приложение или бесплатная программа для заполнения декларации — логично не брать на себя лишние риски.

Есть ли страхование ответственности

Страхование ответственности у компаний, предоставляющих бухгалтерские услуги, действительно есть, но оно необязательное. Некоторые бухгалтерские сервисы покупают полисы и размещают их на сайте, подтверждая, что ответственность застрахована и в случае ошибок вам выплатят ущерб.

Эти полисы тоже почти никто не читает. А там может быть написано, что почти ничего из частых ошибок и проблем с налогами не является страховым случаем. Но некоторые представители бухгалтерских онлайн-сервисов признают, что хотя ответственность и застрахована, но надеяться на эту страховку не стоит. В правилах страхования слишком много оговорок и исключений.

Хорошо, если компания это понимает и независимо от наличия страховки готова отвечать за качество работы. Но проверить это до начала сотрудничества практически невозможно.

Кому подойдет онлайн-бухгалтерия

Есть ситуации, когда пользоваться онлайн-бухгалтерией относительно безопасно.

У вас простой бизнес. Например, вы ИП на УСН 6%, получаете доход на расчетный счет и платите страховые взносы только за себя. У вас нет онлайн-касс, декретных и валютных расчетов.

Суммы налога можно посчитать даже в уме, а декларацию нужно сдавать раз в год. Вам вполне может подойти селф-сервис, который автоматически считает сумму налогов и взносов и отправляет вашу отчетность с электронной подписью.

Вы разбираетесь в налогах и отчетности. Или вам есть с кем проконсультироваться. Вы регулярно заказываете акты сверки с налоговой, понимаете, что написано в расчете по социальному страхованию, и знаете, когда нужно оплачивать вторую часть патента. Вас не пугает, что сотрудник сервиса забудет напомнить о дате платежа, потому что сами за всем следите.

Кому не подойдет работа в онлайн-бухгалтерии

Все компании могут перейти на облачную бухгалтерию. Но не всем это удобно. Малым ИП без наемных работников не выгодно приобретать онлайн-бухгалтерию. Так как ее стоимость обойдется дороже, чем вести учет самостоятельно в Word или Excel.

Облачная бухгалтерия будет неудобна и крупным компаниям. Им нужны только стационарные версии программы. Так как учет на таком предприятии большой, нужно разрабатывать свои специальные коды и методы. В онлайн-бухгалтерии только шаблонные операции и документы.

Также не все собственники компании будут согласны хранить данные о работниках, по оборотам деятельности и заработной платы в интернете.

Онлайн-бухгалтерия от банков

Большинство банков предлагают своим клиентам программы по онлайн-бухгалтерии:

• Сбер.Бизнес. Есть несколько тарифов: «ИП на УСН 6 % без сотрудников» — самый недорогой и простой вариант обслуживания стоимостью 250 рублей в месяц. «Моя бухгалтерия Онлайн» — удобный сервис для малого бизнеса на ЕНВД, патенте и упрощенной системе налогообложения с учетом расходов. Цена — 699 рублей. «Аутсорсинг» — полноценная команда для ведения отчетности у компаний любых масштабов. Цена — от 4 тыс. рублей.
• ВТБ. Специально для небольших предприятий ВТБ разработал мобильное приложение «Цифра», там можно управлять счетами и вести бухгалтерию. «Цифра» посчитает налоги и страховые взносы, бухгалтер подготовит платежные поручения в бюджет, отчетность и ответит на вопросы в чате, предпринимателю остается подтвердить оплату СМС-кодом.
• МодульБанк. Индивидуальным предпринимателям на упрощенке 6% банк предлагает бесплатную бухгалтерию. Она подходит, если вы работаете на упрощенке, без эквайринга, валютных переводов, сотрудников и кассы. Для тех, кому не подходит бесплатный бухгалтер, есть платные услуги. Платный бухгалтер в Модульбанке стоит от 10 788 рублей в год и подходит тем, кто пользуется эквайрингом, получает валюту, работает через кассу и нанимает сотрудников — например, интернет-магазинам.
• Тинькофф. Онлайн-бухгалтерия автоматически рассчитывает налоги УСН и страховые взносы ИП. Формирует платежные поручения, напоминает об оплате. Отправляет декларации в налоговую в электронном виде. Можно подключить бесплатно.
• Банк Точка. Онлайн-сервис уже уже включен в тарифы. С его помощью можно рассчитывать и оптимизировать налоги и взносы, подготовиться к дистанционной подаче декларации в ФНС, получить напоминание о сроках уплаты бюджетных платежей, вести учет валюты в соответствии с законодательством. Если нужен бухгалтер на аутсорсе, то его услуги составят от 3 до 4 тыс. рублей в год.
• Альфа-Банк. Онлайн-сервис поможет оплатить налоги и страховые взносы и сформирует декларацию. Отложит до 6% с ваших доходов для уплаты налогов. Сервис предоставляется бесплатно всем клиентам Альфа-Банка.

Обратите внимание, что кроме предложения об онлайн-бухгалтерии банки предлагают и ведение бухгалтерии на аутсорсинге.

Вывод

Онлайн-бухгалтерия может стать помощником простому бизнесу. Она подойдет для ИП с упрощенкой 6% и тем, кто получает доход на расчетный счет, платит страховые взносы только за себя, не имеет онлайн-кассы. Крупным компаниям все же нужна полноценная бухгалтерия либо компания на на аутсорсе.

Источники:

• Тинькофф: Онлайн-бухгалтерия для ИП на УСН
• Сбербанк: Удобная бухгалтерия для вашего бизнеса
• ВТБ: Бухгалтерия на аутсорсе для ИП
• МодульБанк: Бухгалтерия для ИП и ООО
• Альфа-Банк: Бухгалтерия для бизнеса
• Точка Банк: Онлайн-бухгалтерия для ИП

Оценка

5/5 - (2 голоса)