Вывод денег из ООО под отчет

Вывод денег из ООО под отчет

В этой статье эксперт РКОФФ коснется одной из «больных» тем для каждого предпринимателя — вывод денег из ООО. Сразу отметим, что речь пойдет не о сомнительных операциях по выводу крупных сумм, а о грамотном подходе к финансам компании.

Мы уверены, что большинство предпринимателей знают об этих способах, но практика показывает, что даже опытные люди пользуются этими «хитростями» не совсем грамотно. надеемся, что информация, приведенная ниже будет полезна широкому кругу бизнесменов.

Немного об отличии вывода денег из ООО и ИП

В чем основное отличие работы в качестве ООО и ИП. Индивидуальный предприниматель — это физическое лицо, занимающееся предпринимательской деятельностью. То есть прибыль, которую он получит, может тратить по своему усмотрению.

ООО — это юридическое лицо и, соответственно, прибыль принадлежит обществу, а не его учредителям, даже если он один. Разумеется, вы как создатель ООО можете и должны рассчитывать на доход для себя лично, а также забирать деньги общества, но это уже будет доход физического лица. И с него необходимо заплатить НДФЛ в размере 13%.

Компания, получив прибыль, заплатила налоги, а после это сделали и вы, решив забрать честно заработанные деньги. Не совсем справедливо, но против закона не пойдешь. Однако есть ряд способов получения наличных с минимальными потерями, и один из них — вывести деньги под отчет.

Что значит вывести деньги из ООО под отчет

Все предприниматели знают о «подотчете», но лишь часть из них понимает, что это такое. Допустим, бизнесмен услышал, что можно перевести себе деньги, написав в назначении платежа «Под отчет». В итоге эти средства копятся, а перед организацией возникает огромный долг.

Нужно понимать, что «подотчет» не имеет никакого отношения к выводу денег из компании. Физически организация не может сходить в магазин и приобрести что-то для работы. Однако у нее есть деньги на банковском счете и сотрудники. Если нужно купить товар или услуги за наличные, ООО переводит деньги подотчетному лицу (такой перевод и относится к понятию «деньги под отчет»). Он, в свою очередь, идет в торговую точку и покупает все необходимое.

В авансовом отчете должен быть подробный список покупок

Чтобы проконтролировать, что работник не потратил все выданные деньги, владелец организации просит предоставить отчет о том, на что были израсходованы средства. То есть сотрудник, получивший деньги, должен за них отчитаться. Делает он это с помощью авансового отчета, в котором должно быть перечислено все, что приобретено для нужд компании. Для подтверждения факта покупки необходимо прикрепить чеки (квитанции, БСО, счет-фактуру и т.д.).

Как осуществлять вывод денег из ООО под отчет

Как вы понимаете, этот способ вывода денег является незаконным. Если налоговая поймает вас «за руку», компания попадет под штрафные санкции.

В ходе ведения деятельности организации периодически приходится закупать вещи, которые часто используются в быту. Например, моющие средства, мыло, салфетки и т.д. Покупая что-то лично для себя, опытные предприниматели сохраняют чеки, а после делают на их основании авансовый отчет. Таким образом они возмещают себе со счета стоимость всех покупок.

Разумеется, оформлять отдельный авансовый отчет на каждую покупку необязательно. Вы можете делать это, например, раз в месяц. Необходимо собрать все чеки за товары, которые могли бы пригодиться компании и составить один отчет, на основании которого организация переведет вам деньги.

Этот способ примечателен тем, что позволяет забрать часть денег из «казны» предприятия без налогов. Но напомним, что он не легален и может привлечь внимание контролирующих органов.

Какие документы можно приложить к отчету

Первым делом нужно прояснить, что нужно прикладывать к авансовому отчету для подтверждения покупки. Это должны быть документы, которые проясняют, что именно было куплено. То есть среди реквизитов должно быть наименование товара или услуги. Также они должны подтверждать сам факт оплаты и стоимость.

Кассовый чек, который выдают в магазине при покупке, отлично справляется со второй задачей. Он содержит сведения, сколько было потрачено средств. Однако чек не всегда включает информацию о том, что именно приобретено. В этом случае вместе с кассовым необходимо запрашивать у продавца товарный чек.

После вступления в силу поправок в 54-ФЗ большинство магазинов были оснащены контрольно-кассовой техникой, которая позволяет пробивать чеки с наименованиями купленных товаров. Если кассир выдал вам именно такой платежный ордер, товарный чек не потребуется. Но вы все равно можете его попросить, чтобы прикрепить к авансовому отчету.

Если у вас в чеке вместе с теми товарами, которые можно включить в отчет, находятся прочие позиции, вы все равно сможете компенсировать часть затрат. То есть не нужно разбивать покупку на 2 части, если не все товары получиться включить в авансовый отчет.

Компенсацию можно получить не только за товары, но и за услуги

Также обратите внимание, что помимо товаров можно внести какие-либо услуги. Например, ремонт компьютера либо другой офисной техники. В этом случае требование к документам точно такое же.

Кому компания может выдавать деньги под отчет

В принципе, организация может выдавать денежные средства любому официально трудоустроенному сотруднику. Однако расходы должен совершить именно тот сотрудник, которому были выданы подотчетные деньги. То есть если в чеке стоит фамилия другого работника, то компенсацию должен получить именно он. Если в документе указана фамилия человека, не состоящего в штате, например, вашего родственника, то эти затраты компания возместить не сможет.

Чаще всего на чеках вообще не ставятся отметки о плательщике. Но при оплате картой на документе указывается ее владелец. Если у вас есть родственник, которого вы периодически просите покупать что-то для своего бизнеса, то позаботьтесь о том, чтобы он смог расходовать деньги с вашей банковской карты (к основной можно оформить дополнительную).

Кроме того сегодня большинство банков при открытии расчетного счета выпускают корпоративные карты, которыми можно оплачивать покупки для организации, не прибегая к снятию наличных со счета.

Какие затраты может компенсировать компания

Вопрос, озвученный выше, особенно сложен из-за того, что зависит от специфики каждого бизнеса. Начнем с самого простого. Большинство канцелярских товаров можно смело включать в авансовый отчет. Любому бизнесу нужны ручки, карандаши, степлеры, бумага, папки и т.д. Также компании могут понадобиться такие инструменты как молоток, отвертка, шурупы.

Еще в организации должна быть мебель: столы, шкафы, стулья, стеллажи, осветительные приборы. Летом компания может потратить деньги на кондиционеры. Если сотрудники не уходят домой в обеденный перерыв, а еду берут с собой на работу, то вы можете купить микроволновку, чайник, одноразовые столовые приборы. Также вы можете приобрести мобильные телефоны, телевизоры и прочую электронику, однако такие затраты должны быть обоснованными.

Надеемся, что вам понятно, как нужно рассуждать, принимая решение о покупке той или иной вещи. То есть сможет ли компания компенсировать вам расходы или нет. Отталкивайтесь от специфики своей деятельности. Если предмет может быть использован в работе, и обоснование, как говорится, «не притянуто за уши», то смело включайте его в авансовый отчет.

Покупайте в офис те вещи, которые попадают под специфику вашей работы

Какие затраты нельзя вносить в отчет

Самое распространенное заблуждение заключается в том, что затраты на питание в командировке можно включать в авансовый отчет. Это в корне неверно. Отправляя сотрудника в командировку, компания выплачивает ему суточные, на которые он может купить продукты или заказать обед в кафе (ресторане). Организация может только оплатить перелеты и гостиничные номера.

Если вы ездите на работу на своем личном автомобиле, то велик соблазн компенсировать себе расходы на топливо. Это тоже будет ошибкой. Если у ООО нет автотранспорта, даже в аренде, то учитывать такие затраты оно не вправе.
Что касается продуктов. Вы периодически можете покупать в офис чай, кофе, бутилированную воду, сахар, печенье, конфеты, если это оговорено в коллективном договоре с сотрудниками. Однако колбасу, пельмени, сыр, хлеб и прочие продукты компания закупать не может.

Исключение — праздничный банкет. Например, новогодний корпоратив с шампанским, закусками, салатами, фруктами. Если корпоративы будут совпадать с знаменательными датами ваших родственников, то они могут вызвать подозрение у налоговиков. Поэтому не забудьте экономически обосновать необходимость такого мероприятия. Например, оно требуется для встречи партнеров и обсуждения условий контракта, либо для сплочения коллектива.

Какие риски

В первую очередь, необходимо помнить о налоговой инспекции. Если инспекторы придут с проверкой и обнаружат, что по авансовым отчетам организация купила огромное количество мебели или бытовой техники, а в офисе она по факту отсутствует, то все деньги, которые были переведены за эти фиктивные покупки придется либо вернуть в ООО (предварительно заплатив НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах), либо оставить себе, но также заплатив 13% налога.

Вторая опасность исходит от банков. Если вы будете регулярно переводить себе деньги под отчет, не совершая при этом практически никаких других операций (особенно если подотчетные деньги будут уходить крупными суммами), то банк может заблокировать счет на основании 115-ФЗ и попросить объяснение, на что были потрачены финансы компании. А вдруг вы финансируете террористов.

Вероятность того, что вас поймает за руку налоговая, конечно, есть. И чем крупнее бизнес, тем больше риск. Однако если вы вы последуете советам, которые были даны выше, то вероятность попасть под подозрение значительно меньше. Что касается банков, то они очень дорожат своими лицензиями. Если вашей обслуживающей банковской организации покажется, что вы часто обналичиваете и переводите деньги под отчет, то будьте готовы в блокировке.

Подведем итог

Перевод или выдача денег под отчет — это возможность организации покупать что-то за наличные. Человек. получивший подотчетные денежные средства, должен за них отчитаться, предоставив авансовый отчет.
Документ может быть предоставлен до перевода денег. В этом случае компания возмещает сумму, указанную в отчете.

Для подтверждения расходов к документу должны быть приложены:

К отчету обязательно должны быть приложены товарные чеки

  • кассовые или товарные чеки;
  • квитанции;
  • БСО;
  • накладные;
  • счета-фактуры.

Все покупки должны соответствовать нуждам компании.

Обратите внимание, что если вам необходимо забирать из организации крупные суммы, то перевод под отчет — плохой способ вывода. Вам будет сложно отчитаться за эти расходы.

Вывод денег из ООО под отчет, в первую очередь, подходит тем, кто является владельцем и одновременно руководителем предприятия. С помощью обоснованных переводов можно лишь чуть уменьшить налоги и получить немного денег на личные нужды.

И немного о том, как правильно переводить деньги. Если вы делаете это для совершения покупок за наличные, по которым еще не сформирован авансовый отчет, то в назначении платежа пишите «Перевод денежных средств под отчет». Если же все чеки собраны, а отчет оформлен, нужно писать «Возмещение затрат по авансовому отчету (номер и дата)». Мы рекомендуем действовать по второму сценарию и переводить деньги только за то, что уже фактически приобретено. При таком подходе у вас никогда не будет долгов перед ООО.

Надеемся, что информация была полезной. Если остались вопросы, задавайте их в комментариях.

Добавить комментарий